Privacyverklaring

Inleiding

Stichting Noorderwind Events hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe wij daarmee omgaan en welke rechten jij hebt. Dit beleid is van toepassing op alle activiteiten van Noorderwind, waaronder het jaarlijkse Noorderwindevent, de website noorderwindevents.nl en onze communicatiekanalen.

Omdat een deel van onze deelnemers minderjarig is (jongeren uit klas 1, 2 en 3), besteden wij bijzondere aandacht aan de bescherming van hun gegevens.

Contactgegevens

Stichting Noorderwind Events is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

• E-mail: secretarisnoorderwind@gmail.com
• Website: https://noorderwindevents.nl
• Bestuur: David de Jong (voorzitter), Sietske Dijkema (penningmeester), Tjeerd Leistra (secretaris)

Welke gegevens verzamelen wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het organiseren en uitvoeren van het Noorderwindevent, waaronder de indeling in groepen en het waarborgen van de veiligheid van deelnemers.
• Het communiceren over het event, zoals het versturen van praktische informatie en bevestigingen.
• Het afhandelen van aanmeldingen en betalingen.
• Het verwerken van donaties en het voldoen aan de ANBI-vereisten.
• Het beantwoorden van vragen via het contactformulier of per e-mail.
• Het verbeteren van onze dienstverlening en toekomstige events.

Grondslag voor verwerking

Wij verwerken jouw gegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

• Uitvoering van een overeenkomst — wanneer je je aanmeldt als deelnemer of vrijwilliger verwerken wij jouw gegevens om het event te kunnen organiseren.
• Toestemming — voor het gebruik van foto- en videomateriaal, het verzenden van nieuwsbrieven en het verwerken van bijzondere persoonsgegevens zoals medische informatie. Bij minderjarigen onder de 16 jaar is toestemming van een ouder of verzorger vereist.
• Wettelijke verplichting — voor het bijhouden van onze financiële administratie en het voldoen aan fiscale verplichtingen (waaronder ANBI-verantwoording).
• Gerechtvaardigd belang — voor het verbeteren van onze events en het beveiligen van onze systemen.

Minderjarigen

Noorderwind richt zich op jongeren uit klas 1, 2 en 3. Wij zijn ons ervan bewust dat veel van onze deelnemers jonger zijn dan 16 jaar. Daarom vragen wij bij de aanmelding om toestemming van een ouder of verzorger voor de verwerking van persoonsgegevens. Zonder deze toestemming kunnen wij de aanmelding niet verwerken.

Delen van gegevens met derden

Wij delen jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Denk hierbij aan:

• De eigenaar of beheerder van de eventlocatie, voor zover noodzakelijk voor logistiek en veiligheid.
• Betalingsdienstverleners voor het verwerken van betalingen.
• De Belastingdienst in het kader van onze ANBI-status.

Daarnaast werken wij met dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken. Met hen leggen wij afspraken vast over beveiliging en geheimhouding:

• TransIP — hosting van de website (Nederland).
• Google (Google Forms) — het aanmeldformulier voor de events en het bewaren van de aanmeldingen.
• Google (Google Analytics) — statistieken over het gebruik van de website, alleen met jouw toestemming.
• Mailgun — het versturen van e-mail vanaf de website, zoals berichten uit het contactformulier.
• YouTube en Spotify — het tonen van video’s en playlists op de website, alleen met jouw toestemming.

Sommige van deze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. Gegevens worden dan alleen doorgegeven met de waarborgen die de AVG vereist, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden.

Beeldmateriaal

Tijdens het Noorderwindevent kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. Dit beeldmateriaal kan worden gebruikt op onze website, sociale media (Instagram, Facebook, YouTube) en andere communicatiemiddelen. Bij de aanmelding vragen wij toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal.

Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Deelnemersgegevens — bewaard tot uiterlijk twee jaar na het betreffende event, tenzij langere bewaring wettelijk vereist is.
• Financiële gegevens — bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.
• Gegevens uit het contactformulier — verwijderd zodra de vraag of het verzoek is afgehandeld, en uiterlijk na 12 maanden.
• Nieuwsbrief — zolang je bent aangemeld. Meld je je af, dan bewaren we alleen je e-mailadres met de afmelding, zodat je geen nieuwsbrief meer van ons krijgt.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of verspreiding. Alleen bestuursleden en organisatieleden die de gegevens nodig hebben voor hun taak, hebben toegang tot de persoonsgegevens.

Cookies en website

Onze website noorderwindevents.nl maakt gebruik van cookies. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de website. Voor analytische of tracking-cookies vragen wij vooraf jouw toestemming. Welke cookies we gebruiken en waarvoor, lees je in ons cookiebeleid. Je kunt je keuze altijd aanpassen via de knop Cookie-instellingen onderaan de pagina.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben.
• Recht op rectificatie — je kunt verzoeken om onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Recht op verwijdering — je kunt verzoeken om jouw gegevens te laten verwijderen.
• Recht op beperking — je kunt verzoeken om de verwerking van jouw gegevens te beperken.
• Recht op dataportabiliteit — je kunt verzoeken om jouw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen.
• Recht op bezwaar — je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens.
• Recht om toestemming in te trekken — als de verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je deze op elk moment intrekken.

Klachten

Als je een klacht hebt over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, ga dan eerst met ons in gesprek. Wij proberen er altijd samen uit te komen. Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy in Nederland. Dit kan via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je hier actief over.

Dit privacybeleid is opgesteld ten behoeve van Stichting Noorderwind Events, gevestigd te Nederland.